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10 dicas para se comunicar melhor com o seu cliente

Saiba como se comunicar de forma clara e concisa com os clientes

Publicado em
05/06/2023 13:45

Tempo de
leitura: 8min

Sebrae Minas - 10 dicas para se comunicar melhor com o seu cliente
Saiba como se comunicar de forma clara e concisa com os clientes

Todo consumidor quer ser bem tratado quando busca uma empresa, não é mesmo? Queremos cordialidade, queremos que vendedores sejam solícitos e que nos ajudem a resolver as nossas necessidades e vontades.

Melhorar o atendimento ao cliente de uma empresa pode ser decisivo para ampliar e melhorar o seu processo de vendas.

Afinal, o atendimento é uma parte fundamental desse processo que visa conquistar consumidores, oferecer o que ele precisa e, consequentemente, gerar lucro para as empresas.

Caso você queira saber exatamente como melhorar sua comunicação e o atendimento ao cliente, este conteúdo é para você. Veja agora 10 dicas de como se comunicar melhor com seu cliente.

Como se comunicar melhor com o cliente: 10 dicas para começar hoje mesmo!

1. Trate os clientes com respeito.

Vamos começar pelo básico: seus clientes querem se sentir valorizados e apreciados. Eles não querem ser menosprezados ou ignorados por quem os atende, de forma alguma. Ao fornecer atendimento ao cliente, certifique-se de ser respeitoso e usar um tom educado e prestativo.

2. Forneça assistência imediata

Ninguém gosta de esperar por atendimento, não é mesmo?

Com os clientes, basta saber que eles geralmente querem ajuda imediatamente e não querem esperar muito por isso. Implemente um sistema que permita aos clientes obter assistência de forma ágil e eficiente. Isso pode significar ter alguém disponível para atender o telefone ou ter representantes de atendimento ao cliente que possam atender prontamente às preocupações do público.

3. Encontre soluções que realmente atendam às necessidades do cliente.

Muitos consumidores não apenas não gostam de esperar, mas também odeiam ter que lidar com o mesmo problema repetidamente. Eles querem seus problemas resolvidos e soluções que atendam às suas necessidades específicas.

Ao fornecer atendimento ao cliente, reserve um tempo para entender o que o cliente está solicitando e encontre uma solução que funcione para ele. Resolva quaisquer problemas de forma eficiente e o mais rápido possível para que o cliente não tenha que voltar.

4. Comunique-se de forma clara e concisa.

Não confunda os clientes sobre o que está acontecendo ou o que eles precisam fazer. Ao fornecer atendimento ao cliente, certifique-se de que sua comunicação seja clara e fácil de entender. Isso inclui usar linguagem simples e evitar jargões.

5. Seja honesto quando as coisas derem errado.

É muito importante saber que os clientes apreciam a honestidade. Se algo der errado, eles querem saber o que aconteceu e, normalmente, querem que as empresas sejam francas sobre isso. Quando você se deparar com um problema, sempre seja honesto com o cliente e não tente esconder nada.

6. Concentre-se na satisfação do cliente

No fim das contas, os clientes querem sentir que são a única pessoa que importa e que as empresas se preocupam com eles. Certifique-se de estar focado nas necessidades específicas do cliente e fazendo todo o possível para garantir que eles sejam satisfeitos - lembre-se também que esse objetivo é um dos principais focos das ações de pós-vendas. Mostre ao cliente que você se importa com a experiência dele e faça um esforço extra para ajudá-lo.

7. Eduque os membros da sua equipe sobre o seu negócio.

A maioria das pessoas quer trabalhar com pessoas que sabem o que estão fazendo. Certifique-se de que sua equipe esteja bem informada sobre os produtos e serviços que você oferece. Isso também os ajudará a lidar com as preocupações dos clientes de forma rápida e eficaz.

Estes são apenas alguns dos fatores mais críticos na prestação de um excelente atendimento ao cliente. Se você deseja manter seus clientes felizes e satisfeitos, concentre-se nessas áreas-chave. Com tantas coisas para cuidar na administração de um negócio, procure tornar a experiência do cliente o mais livre de estresse e agradável possível.

8. Personalize suas conversas

Sim, você deve sempre lembrar o nome de cada cliente e usá-lo ao longo da conversa. Mas há muito mais maneiras de adicionar um toque pessoal, como por exemplo:

Através do meio de contato. Por exemplo, digamos que você está ajudando seu cliente a resolver um problema e precisa contatá-lo para acompanhar o status. Pergunte se eles preferem um e-mail de acompanhamento ou uma ligação. Se eles preferirem uma ligação, sugira um horário para garantir que funcionará para eles, em vez de apenas ligar aleatoriamente.

Ouça todos os detalhes que seu cliente fornece e, em seguida, mencione esses detalhes posteriormente na conversa. Se você estiver interagindo cara a cara, use uma linguagem corporal positiva, como fazer contato visual direto e ter uma postura relaxada. Pegue detalhes pessoais sobre o que um cliente está vestindo ou sobre seus gostos pessoais e pergunte sobre isso. Esses gestos vão além e mostram que você se importa.

9. Forneça opções de autoajuda

Alguns consumidores modernos preferem ajudar a si mesmos em vez de passar por um representante ou processo de suporte ao cliente. De acordo com uma pesquisa da Zendesk, cerca de 53% das pessoas consideraram mais importante poder resolver seus próprios problemas relacionados ao serviço por conta própria.

Uma maneira de oferecer recursos de autoajuda é fornecer acesso a uma base de conhecimento detalhada ou seção de perguntas frequentes. Veja quais são as reclamações e dúvidas mais comuns e responda-as em artigos completos e tutoriais passo a passo.

10. Seja proativo

Em vez de esperar por perguntas ou reclamações de seus clientes, entre em contato com eles regularmente ao longo do ano para ver se eles têm dúvidas ou preocupações. Tome essa iniciativa!

Se um cliente levantar um desafio que está enfrentando, reconheça claramente o problema e responda que você está trabalhando para resolvê-lo o mais rápido possível.

Quer a solução envolva corrigir um bug ou enviar uma peça de reposição, aja rapidamente e cumpra sua promessa.

E sempre agradeça aos clientes por sua paciência e compreensão.


 
 


 

DICA EXTRA: Exercite a empatia!

Aborde as conversas com os clientes com empatia, estejam eles desabafando sobre um problema ou fazendo uma pergunta. Empatia, vale lembrar, significa se colocar no lugar do cliente e enxergar as coisas sob seu ponto de vista.

Ouça os clientes com atenção para entender suas necessidades e oferecer suporte personalizado sempre.

Se um cliente tiver uma pergunta ou problema urgente, oriente-o pelas etapas necessárias para resolvê-lo. Concentre-se em atender às suas necessidades, em vez de correr para resolver o mais rápido possível.

Clientes frustrados podem ficar com raiva e atacar verbalmente, mas não leve isso para o lado pessoal e nunca revide. Sempre mantenha a compostura e mantenha uma atitude calma.

Quer saber mais sobre como usar a empatia a favor do seu negócio? Conheça o nosso mapa de empatia e aprenda a se colocar no lugar do cliente!

Dúvidas? Fale com um de nossos especialistas no Atendimento Online, ligue para nossa Central de Atendimento no telefone 0800 570 0800 ou visite a Agência de Atendimento mais próxima.

Publicado em 05/06/2023 13:45

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