É comum que as empresas saibam da importância do controle financeiro mas acabem desistindo de fazê-lo direito por falta da ferramenta adequada.
Nós já falamos por aqui, no artigo sobre o registro das finanças, que a falta de contato com a tecnologia nem sempre é desculpa para não controlar as contas. Além disso, outro motivo que impede pessoas e empresas de realizarem essa tarefa é achar que precisam investir muito.
É importante dizer que, no passado, era muito comum a necessidade de se pagar uma quantia alta apenas para adquirir um sistema de gestão, além de se assumir um compromisso com mensalidades que nem sempre eram baratas.
Também era comum ter que pagar uma taxa adicional toda vez que se precisava de algum tipo de suporte. Hoje, controle financeiro já não precisa custar caro - e pode até ser gratuito!
O avanço da tecnologia e o surgimento de novas empresas e concorrentes no setor mudou muito esse panorama. São inúmeras as opções que acabaram com aquela necessidade de desembolsar uma boa quantia inicial e que ainda oferecem custo baixo de manutenção mensal. Até mesmo versões gratuitas, ainda que dotadas de menos funcionalidades, são encontradas hoje em dia.
A seguir nós vamos te contar algumas opções de aplicativos ou softwares para controle financeiro. Mas antes de falarmos de valores e opções, vamos tentar primeiro entender as principais funcionalidades que você deve buscar na hora de definir o sistema ideal para sua empresa.
Como escolher um aplicativo ou software de controle financeiro
Uma primeira coisa a se entender é se ele é um sistema de gestão empresarial completo ou focado em alguma área, como a área financeira, por exemplo. Isso tem impacto nos custos, mas se possível, uma integração com área contábil e comercial, por exemplo, são recomendados. Também vale a pena saber se há possibilidade de acesso remoto ou se apenas pode ser usado em um número específico de computadores em que está instalado. Acessar de qualquer lugar é uma grande vantagem e não será difícil encontrar opções com essa característica.
Outro quesito para muitos indispensável é a existência de uma versão para celular, geralmente chamada de versão mobile. Também não deixe de checar o número de usuários permitido pela versão contratada. Pense sempre no número de pessoas que vai usar o software e, eventualmente, em um número um pouco maior de licenças para permitir que novos funcionários possam também acessar.
Funcionalidades dos apps e softwares de finanças
Agora falando especificamente de um sistema financeiro. Quais características ou funcionalidades não podem faltar?
Vamos ao principal que você deve ficar de olho na hora de escolher um sistema de controle financeiro.
Primeiramente, um bom cadastro de contas, a pagar e a receber, é fundamental. Contas cadastradas, com certeza você vai querer realizar uma conciliação bancária, para saber se todos aqueles valores ali lançados de recebimento e pagamento batem com aqueles que estão entrando ou saindo da sua conta do banco. Não deixe de ver também se o sistema permite você acompanhar várias contas em bancos diferentes e se até mesmo há a opção de se “puxar” dados de lá automaticamente.
Mas um sistema só é realmente bom se nos permite apoio na tomada de decisões, não é mesmo?
E para isso, dê uma olhada nos relatórios disponíveis! Ele gera um fluxo de caixa projetado? Análise das principais despesas? Listagem de clientes em atraso e possível automatização do processo de cobrança? Se você respondeu sim, ótima notícia! Você já está mais perto de contratar o sistema certo.
Além de tudo isso, outras funcionalidades que podem ser decisivas também são:
● Gerenciamento de estoque;
● Emissão de boletos;
● Integração com vendas e produção.
Quanto custa fazer o controle financeiro?
Sabendo da importância do sistema de controle financeiro e considerando todas as suas vantagens e funcionalidades, resta saber quanto vai custar.
Se você acha que vai pagar caro por tudo isso, saiba que não. Como foi dito anteriormente, são muitas as opções que não cobram um valor inicial e cujas mensalidades ficam entre R$ 30,00 e R$ 60,00 nos planos mais básicos. Geralmente, os valores vão subindo à medida que você precisa de suporta para mais usuários e novas funcionalidades.
Controle financeiro gratuito - é possível?
Ainda que várias opções custem pouco, existem também as que oferecem serviços gratuitos.
O Meu Dinheiro é uma delas. Também tendo uma versão paga, o software oferece serviços mais simples gratuitamente para empresas e pessoas. Também existe O Hábil Empresarial Gratuito, que pode ser usado de forma grátis para fazer o básico e essencial do controle financeiro.
Viu como existem várias opções para escolher?
Por fim, mesmo aquelas empresas que cobram pelo download e uso de seus sistemas costumam deixar você usar por um período de testes, que costuma variar de 5 a 30 dias sem nenhuma cobrança. Depois de testar, você pode escolher se contrata ou não.
Se ainda houver alguma dúvida fale com um dos nossos especialistas no Atendimento Online, ligue para nossa Central de Atendimento no telefone 0800 570 0800 ou visite o Ponto de Atendimento mais próximo. Conte com o Sebrae!