Nesta edição da série “DRE na prática”, vamos mostrar por que é o plano de contas que garante a confiabilidade das informações nos relatórios financeiros.
Você já se perguntou por que tantas pessoas empresárias, mesmo mantendo os lançamentos financeiros atualizados no software de gestão, dizem não confiar nas informações geradas pelos relatórios?
A resposta, na maioria das vezes, está na base de tudo: o plano de contas.
O que é o plano de contas e por que ele é tão importante?
O Plano de Contas é a espinha dorsal do DRE e das finanças da sua empresa. Ele organiza receitas, despesas, investimentos e obrigações em categorias padronizadas, permitindo enxergar a saúde do negócio com clareza.
É ele que dá sentido aos relatórios, transforma números em informação e permite entender o que realmente está acontecendo nas finanças. Sem um plano de contas bem estruturado, nem o melhor software consegue gerar relatórios confiáveis.
Erros comuns que comprometem a análise financeira
Durante minhas consultorias, é comum encontrar pessoas empresárias que utilizam softwares de gestão com as contas mal categorizadas:
Despesas lançadas como investimentos;
Receitas misturadas com empréstimos;
Custos de produtos confundidos com despesas administrativas.
Esses erros, aparentemente simples, distorcem os resultados, comprometem a análise e dificultam a tomada de decisão.
O que é uma categoria?
No contexto de finanças e contabilidade, categoria é a classificação dada a cada tipo de receita, despesa, ativo ou passivo. Ela serve para agrupar informações semelhantes e facilitar a leitura e a análise dos registros financeiros.
Importância da categorização
Organização: evita registros soltos e sem padrão;
Padronização: assegura que toda equipe utilize a mesma lógica de classificação;
Comparação: permite analisar a evolução dos gastos em cada área (ex.: marketing, pessoal, tributos);
Gestão: facilita identificar para onde vai o dinheiro e onde cortar custos;
Relatórios: softwares de gestão e contabilidade usam categorias para montar DRE, fluxo de caixa, balanço etc.
É comum encontrar empresas em que cada pessoa colaboradora lança informações na categoria que acredita ser correta. Essa prática gera desorganização, inconsistência e perda de confiança nas informações.
A padronização das categorias dentro do plano de contas garante que todos falem a mesma “língua financeira”, independentemente de quem registre os dados.
Do plano de contas ao DRE
A partir de um plano de contas bem estruturado, a pessoa empresária consegue gerar um DRE gerencial confiável, com indicadores como margem de contribuição, resultado operacional e lucro líquido — fundamentais para planejar o futuro da empresa. Para entender mais sobre DRE, leia este artigo.
O entendimento do plano de contas é o primeiro passo para usar o software de gestão de forma inteligente e gerar relatórios que realmente apoiem a tomada de decisão.
Estrutura básica de um plano de contas gerencial
Atenção: este é um ponto de partida. É fundamental que você customize esta estrutura para a realidade do seu negócio. As necessidades de cada empresa variam. O que é CMV em uma, pode ser DESPESA em outra.
| Categoria principal | O que representa | Exemplos práticos |
|---|---|---|
| Receitas operacionais | Entradas de recursos provenientes das vendas de produtos ou serviços. | Venda de óculos, prestação de serviços de transportes, venda. |
| Outras receitas | Entradas de recursos que não provenientes das vendas de produtos e serviços | Venda de Imobilizados Ocioso, Entradas referente a empréstimo obtidos em instituições financeiras |
| Deduções de receita operacional | Valores que reduzem a receita bruta. | Descontos concedidos, devoluções, impostos sobre vendas. |
| Custos (CMV ou CSP) | Gastos diretamente ligados à produção ou à compra de mercadorias para revenda. Sem eles, a venda não acontece. | Compra de lentes, armações, matéria-prima, frete de compra. Material empregado na prestação de serviço. |
| Despesas operacionais | Gastos necessários para manter a empresa em funcionamento, mas que não estão diretamente ligados ao produto/serviço. | Aluguel, internet, salários da equipe administrativa, marketing. Importante agrupar as despesas operacionais em categorias. |
| Despesas administrativas | Gastos ligados à gestão e à organização interna. | Material de escritório, software de gestão, honorários contábeis. |
| Despesas comerciais | Gastos relacionados à venda e ao atendimento ao cliente. | Comissão de vendedores, propaganda, brindes. |
| Remuneração dos sócios | Pagamento pelo trabalho dos sócios na empresa. Atenção: é uma despesa da empresa, não se confunde com o lucro. | Pró-labore mensal dos sócios. |
| Despesas financeiras | Custos com operações financeiras. | Juros de empréstimos, tarifas bancárias, multas por atraso, |
| Receitas financeiras | Ganhos obtidos com aplicações ou descontos. | Rendimentos de aplicação, descontos obtidos de fornecedores. |
| Investimentos | Aquisição de bens que geram valor no longo prazo. Não entram no DRE, mas são controlados no fluxo de caixa. | Máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, reforma da loja. |
| Distribuição de lucros | Repasse do resultado positivo aos sócios. Não é despesa; é uma saída de caixa após a apuração do lucro. | Retirada de lucros semestral ou anual. |
Contador(a) e desenvolvedor(a): aliados da boa gestão
Além de cadastrar corretamente as contas no sistema, é fundamental contar com o apoio do contador (a) de sua empresa e do suporte técnico do desenvolvedor(a) do software.
Esses dois profissionais são aliados estratégicos.
Contador(a): assegura que a estrutura siga os princípios contábeis e reflita fielmente as movimentações financeiras, além de orientar ajustes para manter o sistema gerencial alinhado às obrigações fiscais.
Desenvolvedor(a): garante que as contas estejam parametrizadas corretamente dentro do sistema, vinculando cada categoria ao relatório certo (DRE, fluxo de caixa, balanço patrimonial).
Quando a pessoa empresária, desenvolvedor(a) e contador(a) atuam em conjunto, o resultado é um sistema de gestão confiável, relatórios consistentes e menos retrabalho.
Vale ter em mente!
Mesmo o melhor software não entrega bons relatórios se as contas não estiverem bem categorizadas e parametrizadas. O plano de contas é o alicerce da boa gestão financeira. Ele não é apenas uma exigência contábil, mas uma ferramenta estratégica que garante que os números contem a história verdadeira da empresa e não apenas uma versão aproximada dela. Ação Prática: revise seu plano de contas hoje mesmo, ajuste categorias, alinhe com seu contador(a) e transforme seus números em decisões mais inteligentes
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