Ter um estoque bem controlado, capaz de satisfazer a demanda de sua empresa sem gerar desperdícios de produtos e de dinheiro é um desejo de muitos. Sabemos que dentro dos estoques se encontram recursos preciosos para a empresa, que se bem usados são capazes de gerar vendas e trazer caixa, mas que mal controlados podem corroer a lucratividade e a saúde financeira.
O que é um controle de estoques bem feito?
Um objetivo primário seria a demonstração correta de quantas unidades de cada item (produto ou matéria-prima) se encontra em estoque, ou seja, trazer uma informação que estaria de acordo com uma eventual contagem física dos itens. Mas poderíamos ir além e pensar que um cenário ideal de controle de estoques extrapola a confiabilidade da informação sobre o quantitativo de itens, englobando também informações detalhadas sobre histórico, análise individual de itens, sugestão de estoque de segurança, ponto de pedido, entre outros. Não se trata de tarefa simples e, por isso, pode ser encarado como um dos grandes desafios da gestão.
É nesse ponto que o uso da tecnologia pode trazer benefícios. Anotações físicas podem se perder e estão sujeitas a erros, mas sistemas de gestão (também chamados de ERP) se tornam aliados nessa tarefa. Um ERP nada mais é do que um sistema integrado que permite organizar processos de diversas áreas, como produção, compras, contabilidade, financeiro, entre outras.
Do ponto de vista da gestão de estoques, processos organizados e automatizados por meio de um sistema trazem, como já dito, o histórico correto e a posição de determinado produto instantaneamente, em conformidade com seu estoque físico. Por mais que pareça algo trivial, o conhecimento da quantidade correta em estoque é visto por muitos, principalmente pequenas empresas, como uma grande dificuldade.
Por permitir a coleta e acompanhamento de cada item, há também um benefício claro de otimização da tomada de decisão. Um bom sistema, a partir do conhecimento dessa informação inicial sobre quantidades, irá gerar relatórios detalhados e recomendações personalizadas sobre produtos ou momentos do ano. Será que está na hora de comprar um determinado produto? Qual a quantidade ideal de cada item a se repor? Quanto tenho hoje de dinheiro aplicado nos estoques? Perguntas como essa se tornam facilmente respondidas.
Não podemos deixar de dizer que todo sistema é de processamento de dados. Ele necessita de inputs para processá-los e gerar os outputs (relatórios). Por isso, todas as informações (vendas, chegadas de mercadorias, perdas de produtos) devem ser inseridas no sistema. Caso contrário, nem o sistema mais moderno do mundo irá gerar relatórios confiáveis.
Quais os benefícios de um controle de estoque bem feito?
Um sistema de gestão de estoques facilita a comunicação, não só entre as áreas da empresa, mas até mesmo quando há integração com o sistema do seu fornecedor ou de seu cliente. E, além dos ganhos já citados, um benefício adicional é prover maior segurança contra furtos e roubos.
Por fim, se você estiver se questionando se esse tipo de solução não custaria caro demais para a sua empresa, saiba que hoje existem opções para os mais diversos perfis de empresa e muitas soluções já apresentam custo bastante acessível. A dica é pesquisar bastante e comparar preços e funcionalidades.
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