Toda pessoa que empreende deve saber das consequências de não se pagar um compromisso assumido por sua empresa.
Um atraso no pagamento ou uma conta em situação de inadimplência causam, logo de cara, os temidos juros e multas. Pior ainda, em alguns casos, é a possibilidade de ter um serviço interrompido ou até de ser cobrado judicialmente.
Imagine, por exemplo, não pagar um fornecedor a tempo.
Sem internet, por exemplo, as vendas podem cair. Sem matéria-prima, a produção pode parar. Sem a chegada de uma determinada mercadoria, o estoque pode zerar e impedir novas vendas. A imagem da empresa pode ser afetada e ela sofrer restrições por parte dos fornecedores.
Prazos de pagamento que eram anteriormente concedidos podem ser diminuídos ou até mesmo cancelados. E tudo isso pode acontecer simultaneamente. Você consegue imaginar como isso seria terrível? E se tudo isso tiver acontecido não por falta de dinheiro para honrar os compromissos e sim por desorganização?
A verdade é que todas essas situações podem acontecer com empresárias ou empresários que não controlam corretamente o seu financeiro.
Já o lado bom é que não é nada difícil organizar sua vida financeira para evitar esse tipo de problema. Basta um simples controle de contas a receber e de contas a pagar.
Por que é necessário ter o controle de contas?
A falta de organização também pode atrapalhar a saúde financeira de uma empresa quando ela deixa de receber os valores devidos pelos clientes. O não recebimento traz um prejuízo dobrado para a empresa.
Em primeiro lugar, não entra no caixa um recurso que seria importante para cumprir as obrigações assumidas pela empresa. Além disso, saíram do caixa da empresa os recursos necessários ao pagamento das despesas geradas por aquela venda. A mercadoria precisou ser fabricada ou adquirida. Impostos foram pagos. Funcionários foram pagos.
Também é preciso levar em conta os gastos fixos da empresa. Muitas vezes, uma simples ligação para o cliente poderia ter resolvido o problema. Mas como fazer isso sem um controle das contas a receber? Impossível. Ter um controle organizado das contas a pagar e a receber pode evitar todas essas situações.
Caso você não conheça bem o que esse termo significa, não se preocupe. Vamos te ensinar a fazer um controle mensal de contas a receber e a pagar bem facilmente.
Como elaborar um controle de contas a receber e a pagar?
Antes de mais nada, lembre-se que o controle de contas a pagar e receber é bastante importante. Da mesma forma, ele também pode ser muito simples de ser feito!
É uma ótima notícia, especialmente para pequenos negócios, que o controle não precisa ser algo muito sofisticado.
Até uma simples anotação em uma agenda já permite ao empreendedor acompanhar diariamente tudo aquilo que ele tem a pagar e a receber.
Porém, você pode se dedicar a fazer um controle mais elaborado usando um computador ou tablet, por exemplo. Uma boa ideia é ter o controle de contas em uma planilha eletrônica. Esse formato pode auxiliar no levantamento de informações importantes, como por exemplo, o valor a receber ou a pagar em um determinado período. E pode ser uma planilha simples, com poucas informações. Veja os principais dados que sua planilha de contas a pagar e receber deve ter para funcionar bem:
- Cinco colunas no total: Uma coluna para a data, duas colunas para os valores a receber e duas colunas para os valores a pagar.
- A primeira coluna referente aos valores a pagar e a receber será destinada para a descrição ou origem do compromisso. Por exemplo, venda realizada para o cliente João em 14/02 ou compra fornecedor X realizada em 15/02.
- A segunda coluna será preenchida com o valor do compromisso. Naquelas empresas onde já existe um sistema de controle financeiro, a operação é mais simples. Basta informar ao sistema todas as contas a pagar e a receber com os dados corretos como valor e vencimento. O sistema conseguirá então emitir relatórios com os valores a receber e a pagar em poucos segundos.
Organizar as contas a pagar e a receber é algo importante e necessário para uma boa gestão da empresa. E pode evitar uma série de problemas que não precisariam ter sido criados, como você leu por aqui. Agora, o que te impede de começar já a controlar de perto as suas contas a receber e a pagar?
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