Se tem uma certeza nos acompanhando na vida empresarial é que sempre teremos contas a pagar!
Se você vive pensando naquela gaveta cheia de boletos que não param de chegar, fica a pergunta: como facilitar o controle e os pagamentos? Existe alguma dica para manter o controle, não deixar de pagar nada e, anda por cima, simplificar o processo?
A resposta simples é que sim! Existem algumas recomendações e certos meios de pagamentos que podem facilitar sua vida.
Neste artigo nós vamos falar exatamente sobre isso - sobre meios que facilitam os pagamentos e, assim, podem deixar a sua vida e a da sua empresa mais tranquilas. Vamos conhecê-los?
Facilidade para pagamentos: por onde começar?
Primeiro, vamos a algumas dicas básicas para colocar os seus pagamentos no lugar.
Algumas recomendações importantes: primeiramente, suas contas a pagar precisam estar organizadas! Assim que conhecida a necessidade de um pagamento, ele deve ser lançado em um sistema, em uma planilha ou alguma ferramenta de controle. Ter uma ferramenta confiável, como um sistema de gestão, é fundamental.
Ainda no quesito organização, atenção às datas de vencimento: organize mostrando primeiro as mais próximas e depois as que estão mais distantes. Nesse momento, é muito interessante checar se o sistema que você utiliza emite algum tipo de alerta ou notificação. Isso vai te ajudar a não esquecer nada. A última coisa que queremos é pagar uma multa ou ter um serviço cortado por esquecimento de pagamentos!
Vale a pena também analisar as contas e aproveitar descontos para pagamento antecipado, na medida do possível. Claro, desde que isso não vá prejudicar seu fluxo de caixa!
Uma última recomendação: se algumas contas ficaram sem pagamento por algum motivo, renegocie! Procure o credor e tente montar um plano de pagamentos. Renegociar os atrasados faz com que você deixe de estar inadimplente e reforça sua credibilidade junto a terceiros.
Bom, mas e na hora de pagar as contas? Existem meios de simplificar essa tarefa?
A resposta é sim.
Quais meios que oferecem mais facilidade para pagamentos?
O débito automático, por exemplo, geralmente está disponível em concessionárias de serviços, como água, luz, telefone e também serviços de assinaturas. Evitam o esquecimento e, em algumas vezes, ainda proporcionam algum desconto.
Pensando em facilitar a vida de quem cuida das contas a pagar, usar um internet banking ou mesmo o programa de gerenciador financeiro disponibilizado pelo seu banco facilita a vida, permite a realização de pagamentos online, com segurança e sem a necessidade de ficar transitando com dinheiro por aí.
Outra comodidade trazida pela tecnologia é o agendamento de pagamentos, que pode ser feito tanto pelo internet banking como pelo caixa eletrônico (mas é muito mais prático não precisar sair da empresa para fazer isso!). Você pode já deixar todos os boletos que possui cadastrados para pagamento de maneira antecipada, diminuindo riscos de esquecer. A única questão aqui é se certificar que haverá saldo na conta no dia.
Um item interessante a se ter na empresa para facilitar ainda mais a vida é um leitor próprio de boletos. Quando o volume de contas a pagar é muito alto, um aparelho como esse elimina a tarefa de ficar digitando manualmente os números de cada um dos boletos.
Pensando em comodidade, vale a pena aderir ao DDA, o Débito Direto Autorizado. Ao habilitar este recurso no seu internet banking, irão aparecer na sua tela todos os boletos que foram em emitidos no nome da sua empresa (também válido para pessoa física). Basta clicar em cada um e pagar ou agendar pagamento, sem necessidade de ler ou digitar os longos caracteres de um código de barras.
Outra maneira de pagar as contas da empresa é o cartão de crédito empresarial. Ao usá-lo, você acaba concentrando pagamentos numa mesma data e podendo usufruir de programas de benefícios.
Mas, assim como no caso dos cartões de crédito para pessoa física, valem as recomendações de cuidado no uso, para não se gastar além da conta pela facilidade oferecida.
Por fim, a transferência eletrônica de fundos e o PIX, sistema de transferência criado pelo Banco Central no ano de 2020 permitem que suas contas sejam pagas com agilidade e segurança!
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