Diante de tantas transações financeiras que realizamos todos os dias, empreendedores ficam sempre na dúvida sobre como registrá-las.
Algumas pessoas mantêm as anotações no bom e velho caderno, enquanto muitas migraram para ferramentas ou digitais sistemas de informação. Os próprios sites de internet banking e aplicativos disponibilizados pelos bancos também já se colocaram como uma boa alternativa.
Organizar as finanças é muito importante, mas qual é a melhor forma de fazer isso? É disso que vamos falar agora!
Continue lendo para conhecer cada uma das principais formas de registro das transações financeiras e veja qual funciona melhor para você.
Por que registrar as transações financeiras?
Independentemente da solução escolhida, uma verdade precisa ser dita: todas as nossas transações precisam ser registradas!
Os benefícios dessa organização são vários.
Primeiro, você terá informações precisas sobre pagamentos e recebimentos, o que permite maior controle sobre a vida financeira do seu negócio. Essa vantagem se estende, inclusive, para a história do seu empreendimento, já que tudo fica registrado e pode ser consultado quando você precisar.
Além disso, ter esses registros ajuda a embasar decisões que passam pelos indicadores financeiros. Com base no que você sabe que entrou ou saiu do caixa, é possível avaliar sua situação atual, mas também planejar um futuro mais tranquilo.
Anotando as transações no caderno
Falando de cada uma das opções que você leu no início do texto, vamos passar por cada uma delas agora, começando com o caderno.
Ter um local físico, de papel, como um caderno, bloco ou caderneta, é algo que antecede a presença dos computadores e celulares em nossas vidas. Décadas atrás, frequentemente esse era o único recurso que as pessoas empreendedoras tinham em mãos para manter o controle da empresa.
Mesmo hoje, essa ainda é a realidade de muitos.
Apesar de o cenário ter mudado e a tecnologia estar mais presente em nossas vidas, ainda existem muitas empresas que não utilizam computadores ou internet.
Por exemplo, em 2016, uma pesquisa do Sebrae em todas as regiões do país apontou que cerca de 24% das empresas não usavam computador. Para complementar esse dado, a Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios Contínua, realizada pelo IBGE, mostrou que em 2019 quase 40 milhões de brasileiros não tinham acesso à internet.
O caderno, portanto, além da simplicidade, elimina a necessidade de investimentos e de conhecimentos de informática. Na prática, o importante é que segue sendo melhor usar um simples caderno do que não fazer anotação nenhuma.
Ainda assim, as desvantagens desse modelo precisam ser entendidas e devemos pensar um pouquinho além, se possível. Suas anotações podem ser perdidas, a capacidade de processá-las e analisá-las quando escritas no papel é muito limitada e ficam restritas a quem tem a posse do caderno.
Ferramentas digitais e sistemas de informações
Por que não adotar um sistema de informações ou uma ferramenta digital para fazer o registro das transações?
Para muitas pessoas, o principal obstáculo pode ser pensar: “Ah, mas isso deve ser muito caro!” ou “preciso de muitos conhecimentos de informática”.
Mas, vamos combinar, essas são desculpas que já ficaram no passado!
Uma ferramenta digital ou um sistema de informações não precisa ser caro (existem até opções gratuitas). Além disso, essas opções rodam em computadores e smartphones e costumam ser tão intuitivas que mal precisamos entender de tecnologia para conseguir usufruir de suas vantagens.
Registros em um sistema ficam disponíveis para todos na empresa e até mesmo fora dela, de acordo com as permissões que você já que os dados podem ser salvos na nuvem e acessados de qualquer lugar. Bons sistemas investem em segurança, o que faz com os dados ali registrados estejam protegidos. Vale a pena pesquisar aquele que melhor se encaixa à sua realidade.
Sites e apps dos bancos
Por fim, nos últimos tempos, os próprios sites e aplicativos dos bancos têm investido pesadamente na criação de sistemas de gerenciamento financeiro.
Nesse caso, eles possuem uma vantagem enorme: esses programas ou aplicativos já são automaticamente vinculados à sua conta, reconhecendo e registrando cada valor que passa por ela, seja um recebimento ou pagamento.
A vantagem de poder ser usado nos celulares e tablets em qualquer lugar também está presente, assim como nos computadores e notebooks.
Os sites e apps dos bancos também oferecem a tecnologia de segurança garantidas pelos bancos. Por meio de mecanismos próprios de cada banco, você pode ficar mais tranquilo ao vincular suas informações a essas soluções.
Para saber como usar e quais são as vantagens desse modelo, procure seu banco e veja as soluções disponíveis para você e sua empresa.
Desculpas não faltam para você ter o controle do seu negócio em suas mãos, não é mesmo? Então comece logo a registrar suas transações financeiras!
Se ainda houver alguma dúvida fale com um dos nossos especialistas no Atendimento Online, ligue para nossa Central de Atendimento no telefone 0800 570 0800 ou visite o Ponto de Atendimento mais próximo. Conte com o Sebrae!